Ефективний тайм-менеджмент – здатність організувати часовий простір навколо себе таким чином, щоб вспіти зробити якомога більше справ за меншу кількість часу, або зробити найважливіші справи вчасно. Мова йде про те, щоб більше встигати, менше забувати, і при цьому – щоб це було комфортно.

Як відомо, час — це обмежений людський ресурс. Плин часу ніяк не можна зупинити, тому залишається тільки використати даний нам час максимально ефективно. Тайм-менеджмент — це і є планування і максимально ефективне використання наявного часу. Сама наука управління часом – тайм-менеджмент виникла відносно нещодавно: у кінці минулого століття. На сьогодні планування часу стало вже сталою практикою у більшості установ розвинених країн, а також все більше починає впроваджуватися  у всі сфери діяльності людини, у тому числі у професійній діяльності педагога. А особливо це важливо на сьогоднішній день в період карантину.

Етапи таймменеджменту

1. Аналіз

На цьому етапі можна задати собі такі питання: чи ефективно я використовую час? які є проблеми, пов’язані з цим? на що мені не вистачає часу?

2. Моделювання стратегій з врахуванням аналізу

Які зміни треба внести до мого розкладу? Що саме потребує корекції?

3. Постановка мети

Яким буде кінцевий результат? Чого я зможу досягти?

4. Планування та визначення пріоритетних завдань

Складаємо список конкретних дій, які призведуть до досягнення мети.

5. Реалізація

Конкретні кроки та дії згідно планування

6. Самоконтроль, підведення підсумків.

Чи вдалося досягти мети? Що вдалося, над чим треба ще попрацювати?

Щоб визначити на скільки ефективно Ви плануєте свій час, пропонуємо Вам пройти невеличкий тест на визначення ефективності планування

Прочитайте запропоновані твердження у таблиці, і на кожне оберіть варіант відповіді (ніколи, рідко, іноді, часто, завжди), і запишіть цифру, яка відповідає Вашому варіанту.

6-10 балів - ефективність відсутня. Вам слід подумати про використання нових методів та інструментів для підвищення ефективності планування.

11-15 балів - ефективності планування робочого та особистого часу нижче середнього. Можливо у Вас є особиста система планування, але вона не в достатній мірі контролює ситуації аби зменшити стрес.

16-20 балів  - середній рівень.  Ваша система планування працює, але може працювати краще. Зверніть увагу, як Ви розставляєте власні пріоритети, і як Ви складаєте план на день.

21-25 балів – рівень вище середнього. Ваша система з планування гарно працює. Підтримуйте її роботу

26-30 балів –  Вітаємо, Ви чудовий планувальник…можливо, навіть занадто.

1. «З’їж цю жабу» Брайан Трейсі

Проста звичка  стає потужною, якщо виконується щоденно. Основна ідея методу полягає  в тому, щоб спочатку «з’їсти жабу». Ваша «жаба» – це саме найголовніше завдання на сьогодні. Як тільки ви прибрали її з дороги, останні справи  буде легше скінчити. Окрім того задаєте тон на весь день, якщо ви зробите в першу чергу справу, яку хотілося відкласти. Це один з методів боротьби з прокрастинацією (відкладання справ). Треба діяти рішуче, без роздумів та уповільнення.

2. «Розріжте слона на біфштекси»

Величезна справа, до якої не завжди хочеться братися повинна бути розділена на маленькі кроки, «біфштекси» повинні бути такого розміру,  щоб  було їх легко з’їсти. Як у відомій рекламі: одна сторінка на день – і ви прочитаєте книжку, одна вправа на день і ви станете сильнішими.

3. «Метод Парето»

Процентне співвідношення 80/20 було відкрито в кінці 19 століття економістом Вільфредо Парето .  За різними джерелами його  називають: закон Парето, принцип Парето, правило Парето – один з найбільш поширених способів оцінки ефективності будь-якої діяльності. Його суть полягає в тому, що 20% зусиль дають 80% результату, а 80% зусиль реалізують лише 20%. Таким чином, можна зрозуміти, що, вибравши  оптимальні ресурси (до якого належить і Ваш час),  дають найбільший ефект, можна досягти високих результатів малими витратами.

4. «Помідорний метод»

«Помідорний метод» - один з найоригінальніших у тайм-менеджменті. Придумав його італійський студент Франческо Чирилло. Він, як і всі студенти, перед сесією намагався осягнути неосяжне. І йому це вдалося. За допомогою... помідора. Точніше - кухонного таймера у вигляді помідора. Молодий чоловік заводив таймер на 25 хвилин, протягом яких інтенсивно зубрив лекції. Потім влаштовував 5-хвилинну перерву. Далі йшов другий «помідор» тривалістю 25 хвилин. І знову невелику перерву. Після запуску чотирьох «помідорів» студент дозволяв собі розслабитися протягом 15-20 хвилин.

5. «Швейцарський сир»

Швейцарський сир як відомо, дірчастий. Якщо ви боїтеся приступати до якоїсь справи, зробіть у ньому «дірку», виконавши частину робіт. Причому на відміну від послідовного «поїдання слона» робити «дірки» можна в довільному порядку. Можна почати з тих пунктів, до яких сьогодні більше лежить душа. Сувора послідовність необов'язкова: головне - щодня робити «дірки».

6. Матриця Ейзенхауера

Матриця Ейзенхауера - один з методів тайм-менеджменту для визначення пріоритетів справ дня. Виглядає матриця як чотири квадрати, які утворюються при перетині осей "Важливо - Неважливо" по горизонталі і "Терміново - не Терміново" по вертикалі.

Важливі і термінові справи - ті, які дуже важливі і не терплять зволікання. Без них все порушиться, і зробити їх завтра - буде вже пізно. Ці справи потрібно робити сьогодні, у першу чергу та обов'язково. Приклади важливих і термінових справ: виконання завдання за проектом, термін здачі якої ось-ось настане; позаплановий похід до дантиста, травматолога або іншого фахівця; терміновий телефонний дзвінок клієнту або контрагенту. В теорії квадрат важливих і термінових справ повинен бути порожнім, але на практиці іноді у кожної людини бувають важливі і термінові справи, частина з них породжується лінню, частина - недоліком професіоналізму, а частина - форс-мажорами.

Важливі, але не термінові справи - це те найважливіше, що терміновим стане незабаром. Якщо ви не плануєте цього чекати і влаштовувати собі непотрібну гонку, то зверніть на ці справи найпильнішу увагу. Приклади таких справ: поточна (планова) робота за вашим проектам; планування нових проектів; оцінка отриманих результатів проектів; відвідування спортивного залу для підтримки фізичної форми.

Справи не важливі, але термінові. Як правило, цей квадрат потрапляють справи ніяк не наближають вас до мети, якою б вона не була, це справи, які треба робити, але виключно для того, щоб їх робити. Привітати з днем народження (виявляється, Вася народився саме сьогодні), несподіваний прихід гостей і інші не заплановані, нав'язані зустрічі, від яких не можна відмовитися. Якщо з цього можете делегувати комусь доручити - зробіть це обов'язково.

Не важливі і не термінові справи – це справи, які зазвичай відкладаються на потім. Коли всі термінові і важливі справи виконані, слід переключитися на цю категорію, щоб вони не накопичувались.

Розподіліть свої справи за матрицею Ейзенхауера і Ви побачите, які справи важливі, а які не такі термінові.

Пожирачі часу

«Хронофаги» - фактори, які вбивають час. Хронофаги бувають зовнішні та внутрішні. Внутрішні – це погані звички, зовнішні  - це гаджети, люди та непотрібні справи.

Найпоширеніші хронофаги:
1. Невміння або небажання планування свій час;
2. Відсутність почуття часу;
3.Звичка братися за кілька справ одночасно;
4. Бажання бути корисним для всіх;
5. Невміння відмовити і твердо сказати «ні»;
6. Безлад на робочому столі;
7. Надмірне поспішання під час виконання справи;
8. Телефонні розмови;
9. Ігри у телефоні, комп’ютері;
10.Спілкування в соцмережах;
11.Постійна перевірка електроної пошти, месенджерів;
12. Відкладання важливих справ;
13. Нестача відпочинку;
14. Відволікання.

Подумайте, які саме пожирачі часу властиві саме для Вас? Як можна їх усунути?

Оцінка внутрішнього відчуття часу

І на останок, пропонуємо Вам оцінити внутрішнє відчуття часу.

Попросіть когось із близьких засікти одну хвилину. Закрийте очі, пам’ятайте, що рахувати про себе не можна. Коли, на Вашу думку, хвилина завершиться, відкрийте очі і звірте свій результат з годинником. Так можна зрозуміти, як Ви відчуваєте час, чи не здається Вам, що часу залишається більше, ніж його є насправді, або навпаки.